Il comportamento dei lavoratori italiani in viaggio per affari sta cambiando sotto la pressione dei budget sempre più ridotti o fermi. Secondo una recente indagine globale, il 67% degli italiani che si spostano per motivi professionali aspetta che nel 2025 le risorse destinate alle trasferte rimangano uguali o calino. Un dato che supera di gran lunga la media globale del 48% tra i 24 Paesi coinvolti nello studio. Allo stesso tempo quasi 9 lavoratori su 10 hanno già subito tagli nelle indennità nell’ultimo anno, un segnale chiaro delle restrizioni imposte sulle spese di viaggio.
La situazione dei budget per trasferte d’affari in italia nel 2025
Il quadro che emerge dalla Global Business Travel Survey 2025, condotta da Wakefield Research per SAP Concur, fotografa la situazione di 3.750 professionisti in 24 Paesi, compresa l’Italia, con approfondimenti dai responsabili viaggi aziendali e dai dirigenti finanziari di diversi mercati. In Italia, il giudizio sul futuro dei budget per trasferte è nettamente più pessimista rispetto alla media globale. La maggioranza dei viaggiatori d’affari prevede da parte delle aziende un livello di spesa stabile o addirittura ridotto, con un impatto diretto sulla gestione quotidiana dei percorsi di lavoro.
Questa contrazione nelle risorse si traduce in una ridotta libertà di scelta per i dipendenti che devono fare i conti con limiti stringenti sulle spese, dalla prenotazione di alberghi alle opzioni di trasporto. La riduzione delle indennità appare una tendenza consolidata: quasi il 90% ha già sperimentato tagli, un dato che sottolinea come le imprese puntino a limitare i costi in modo significativo, pur mantenendo gli spostamenti necessari all’attività lavorativa.
Come cambiano i comportamenti di spesa degli italiani in viaggio
All’interno di questo contesto, il 69% degli italiani dichiara di comportarsi in modo diverso rispetto ai viaggi di piacere, con una particolare attenzione alle spese sostenute. I lavoratori appaiono disposti a rinunciare a certi confort pur di rientrare nei limiti della policy aziendale, ma non rinunciano a investire di tasca propria per migliorare condizioni come la qualità del soggiorno o l’esperienza complessiva. Questo atteggiamento doppio riflette l’incertezza economica, ma anche la volontà di mantenere un minimo di benessere personale durante le trasferte.
Andrea Piccinelli, responsabile SAP Concur in Italia, sottolinea l’importanza di una comunicazione chiara da parte delle aziende sulle regole di spesa. Consigli mirati ai dipendenti su fornitori preferenziali e tariffe agevolate possono evitare costi eccessivi e assicurare condizioni accettabili per i lavoratori. Questa trasparenza aiuta anche a mantenere un rapporto più equilibrato tra le esigenze aziendali e le aspettative di chi viaggia per lavoro.
Preferenze e sacrifici: hotel, voli e pasti durante le trasferte
Le scelte di conforto e qualità differiscono rispetto alle medie internazionali. Solo il 21% degli italiani sceglie hotel di fascia alta o camere premium, contro il 34% globale, mentre il 25% preferisce voli diretti anche se più costosi . Altri preferiscono muoversi con trasporti privati come Uber, scelta adottata dal 29% degli intervistati, e circa la stessa percentuale punta su ristoranti più eleganti.
Questi dati mostrano un certo equilibrio fra il desiderio di comodità e la necessità di contenere le spese. I più giovani mostrano una maggiore propensione a modificare il comportamento di spesa durante le trasferte: il 94% della generazione Z e l’89% dei millennial si dichiarano flessibili nel gestire il proprio budget. Segue la generazione X con il 72%, mentre solo il 56% dei baby boomer modifica le abitudini spesa in viaggio.
Investimento personale e strategie per ridurre i costi fuori dalla diaria
Molti viaggiatori d’affari italiani, esattamente l’82%, sono disposti a coprire di tasca propria spese extra per assicurarsi viaggi più confortevoli. La tendenza è ancora più marcata tra le fasce più giovani, dove il 93% della generazione Z e l’88% dei millennial investono in modo diretto per migliorare l’esperienza di viaggio rispetto al 74% della generazione X e al 62% dei baby boomer.
In parallelo, la maggioranza dei lavoratori cerca soluzioni per ottimizzare ogni centesimo della diaria. Alcuni scelgono pasti più economici o decidono di prepararsi i cibi da soli, mentre altri portano con sé offerte gratuite offerte dagli hotel o dalle conferenze frequentate. Questo approccio dimostra come chi viaggia per lavoro sappia adattarsi per mantenere un equilibrio tra spesa personale e limiti imposti dall’azienda.
Le differenze di approccio alle strategie di risparmio restano evidenti tra le generazioni: il 92% della generazione Z adotta scelte per allungare la diaria, seguita da un 87% tra i millennial, il 73% nella generazione X e solo il 64% nei baby boomer. Questi numeri spiegano molte delle dinamiche nei viaggi di lavoro, con i più giovani che affrontano trasferte in modo pragmatico e risparmiatore, pur senza rinunciare a qualche piccolo lusso personale.
Il quadro delineato conferma come i viaggi di lavoro in Italia nel 2025 saranno vissuti con più cautela. Il dato sui budget fermi o ridotti impone scelte rigorose nei piani viaggio, mentre i lavoratori si adattano trovando nuovi equilibri tra spese aziendali e investimenti personali. Mentre le aziende ristabiliscono linee guida chiare, i viaggiatori elaborano strategie concrete per contenere i costi senza rinunciare al necessario comfort.
